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El día a día de un consultorio odontológico está repleto de momentos invisibles que, más allá del trabajo profesional, conforman al final de la línea la rentabilidad del mismo. Por eso, es muy importante aprender los secretos y pormenores de cómo llevar la contabilidad de una clínica dental.
En este artículo revisaremos todo lo que necesitas saber para llevar la contabilidad en tu consultorio o clínica odontológica.
El siguiente artículo fue escrito, en colaboración con Dentalink, por el cirujano dentista, ortodoncista y Director de la Sociedad de Ortodoncia de Chile, José Miguel Obach. Además, el autor es MBA por la Universidad del Desarrollo.
¿Qué es y cuál es el rol de la contabilidad en mi consulta?
Contabilidad es el ejercicio de llevar el control y registro de los flujos de dinero de nuestra clínica, permitiendo tener un panorama integral de ellos.
Su rol consiste en facilitar la planificación financiera y el orden interno de los números de tu consulta, como también para dar cumplimiento a las regulaciones contables de tu país. Lo anterior, ya que las declaraciones de patrimonio y cumplimiento del régimen tributario ante las autoridades, provienen de este ejercicio.
¿Cuál es la importancia de la contabilidad de una clínica dental?
En la actualidad, llevar una correcta contabilidad al día en la clínica dental es algo fundamental. Desafortunadamente, en nuestros estudios universitarios este tema rara vez es cubierto, por lo que deberemos estudiarlo por nuestra cuenta y además asesorarnos con algún profesional experto en el área, particularmente un contador.
En la administración de un consultorio odontológico cobra mucha importancia la siguiente regla:
“Lo que no se mide, no se puede evaluar; y si no se puede evaluar, no se puede mejorar”.
Y para ello, se utilizan variables contables y financieras que nos irán indicando si se están o no cumpliendo los objetivos y las metas administrativas de nuestras clínicas dentales.
¿Cuáles son las variables contables de una clínica dental?
Las variables de la contabilidad de una clínica dental apuntan a dos grandes elementos: ingresos y gastos. De estos elementos, el ingreso debe ser siempre mayor que el gasto.
Este punto parece muy básico, pero en épocas de crisis económicas no son pocas las clínicas o consultorios odontológicos cuyos ingresos están por debajo de sus egresos, por lo que no son viables en el tiempo y tienen riesgo de quebrar.
¿Cómo calcular los ingresos de una clínica dental?
Para calcular los ingresos de una clínica dental debemos tener muy detalladas las formas de pago de nuestros tratamientos. Actualmente, el dinero en efectivo es un bien escaso, y el pago por medios electrónicos o a través de tarjetas de crédito o débito alcanza a más del 80% de las ventas de muchas clínicas.
La importancia de este punto, radica en que en muchos países de Latinoamérica el pago en cuotas a través de tarjeta de crédito es una práctica bastante amplia. Por lo anterior, es que deberemos tener en consideración que, si cobramos un tratamiento en cuotas, no recibiremos el 100% del dinero de inmediato, sino que lo haremos de manera parcelada durante un par de meses.
Por otro lado, muchos de nuestros costos se deben pagar íntegros y sin cuotas (por ejemplo, los sueldos del personal de la clínica), por lo que si no somos ordenados, se nos puede generar un “descalce” de caja en que nuestros ingresos serán menores que los egresos, generando riesgos financieros.
¿Cómo calcular los costos de una clínica dental?
Para calcular los costos de una clínica dental, tenemos que saber en detalle el costo unitario que cuesta cada prestación odontológica. Para ello deberemos sumar el costo directo de los materiales que empleamos, más el costo de todos los insumos que vamos a emplear.
Por ejemplo, para realizar un composite, deberemos tener un detalle de todos los insumos que utilizamos para esa acción odontológica, es decir:
- El desinfectante del sillón.
- El vaso para que el paciente se enjuague la boca.
- La anestesia.
- La aguja.
- Las fresas que empleamos.
- El composite.
- Los discos de pulido.
Con eso tendremos el cálculo del costo de la resina. Luego deberemos calcular el tiempo que nos toma hacer esa prestación y sumarle el prorrateo del costo de la asistente dental, del profesional que hizo el composite, el costo de la luz, agua, teléfono, arriendo, etc. Así tendremos el costo total de la prestación que realizamos a nuestro paciente, agregando a ese total un porcentaje de ganancia para que la clínica sea rentable.
Como este es un trabajo detallado y largo, mi sugerencia es que elijan las diez prestaciones odontológicas más vendidas en su clínica y, sobre ellas, hagan el cálculo de los costos. Luego, avancen y vayan completando todas las prestaciones o acciones profesionales que efectúan en sus clínicas.
¿Cómo evaluar la relación entre ingresos y costos?
Una sugerencia para evaluar la relación entre ingresos y costos es utilizar una herramienta contable llamada Estado de Resultado que, en términos sencillos, es un cálculo de todos los ingresos de la clínica menos todos los egresos. De este modo, podremos llegar a un número final que si es positivo, nos indicará que la clínica es rentable, y si es negativo, nos indicará que la clínica está en riesgo financiero y podría quebrar, ya que los ingresos no alcanzan a cubrir todos los egresos.
¿Cómo llevar el registro de las variables contables de una clínica dental?
Es esencial llevar un registro ordenado y detallado de las variables contables de manera digital, al menos en el computador. Debemos tener el detalle diario de los ingresos y egresos, tales como:
- Facturas por compra de insumos.
- Pago a proveedores.
- Gastos generales de la clínica (por ejemplo: servicios).
- Sueldos.
- Impuestos.
- Cobranza de tratamientos y consultas.
Digitalizar los registros, por ejemplo con un software odontológico como Dentalink, conlleva un gran ahorro de tiempo. ¿Cuánto tiempo hemos perdido tiempo buscando una boleta que un paciente perdió y requiere una copia? Abandonar el uso de papel y optar por herramientas digitales que automaticen la gestión de información es un paso adelante en la contabilidad de la clínica dental.
¿Cómo mejorar la gestión de la contabilidad de la clínica dental?
La gestión de la contabilidad de una clínica dental es algo que se planifica con anticipación. No es algo que hagamos hoy, sino que es algo que se planifica el año tributario anterior.
Antes de finalizar el año fiscal (que en Latinoamérica usualmente es en diciembre), les recomiendo hacer una reunión con su contador y hacer la planificación estratégica de sus clínicas. Algunas preguntas que deberán hacerse son:
- ¿Cuánto queremos crecer para el próximo año?
- ¿Deberemos contratar más personal?
- ¿Haremos aumentos de sueldos?
- ¿Subiremos los aranceles de la clínica?
- ¿Pensamos comprar algún equipamiento nuevo que sea costoso?
- ¿Haremos algún curso de capacitación que sea costoso?
- ¿Hay algún nuevo impuesto que se vaya a empezar a cobrar, alguna reforma tributaria o de pensiones que nos pueda aumentar la carga impositiva?
Basándose en las respuestas que den a esas preguntas, habrá que hacer un cálculo de los gastos anuales y mensuales que vamos a tener que cubrir. Partiendo de ese número, ver si la cantidad actual de pacientes nos alcanza para llegar a esa meta, ver si deberemos hacer un aumento en los aranceles, buscar nuevas fuentes de ingresos de pacientes, reducir los costos, etc.
Beneficios de digitalizar los procesos contables
Digitalizar los procesos relativos a contabilidad es algo absolutamente necesario. Aunque en Latinoamérica existe bastante laxitud al respecto, hay algunos países como Chile que, desde hace un par de años, eliminaron todas las boletas y notas de venta en papel, lo que obliga a quienes entregan boletas o facturas de servicios profesionales, tener que hacerlo de manera digital.
La digitalización de los procesos contables es algo que llegó para quedarse. Los contadores analizan grandes cantidades de información mes a mes, y es mucho más eficiente que utilicen su tiempo no en estar traspasando información contable de forma manual a un software contable. Es mejor que lo puedan hacer digitalmente, de manera mejor y más rápida, y poder emplear el tiempo sobrante con nosotros, haciendo análisis de gestión, ayudándonos a ser más productivos, a tener nuestras cobranzas al día, y así poder tener una clínica que crezca y sea cada día más sólida.
