Gestionar la administración y los procesos de una clínica dental puede ser una tarea compleja y que demande mucho tiempo. Por suerte, existen herramientas tecnológicas que simplifican aquello, y que podemos dividir en dos tipos: softwares dentales en la nube y softwares instalados o de escritorio.
En este artículo revisamos de qué se tratan estas soluciones tecnológicas y en qué se diferencian. Hacemos una comparativa entre los softwares dentales en la nube y los softwares instalados, con la que descubrirás cuál es la opción más conveniente para tu consultorio odontológico. ¡Te guiamos a la elección perfecta!
¿Qué es la nube?
La nube es una red de servidores de internet en la que se almacenan datos y programas, sin tener que descargarlos en un dispositivo para verlos y utilizarlos. En otras palabras, es un espacio virtual al que cualquier computador, celular o tablet con conexión a la red, puede acceder.
Imagina la nube como un gran repositorio online, en donde puedes guardar y ver fotos, videos, documentos, etc.; así como utilizar softwares, que no requieren ser instalados en el dispositivo desde el que estás accediendo.
Si tienes un correo electrónico de Gmail, probablemente hayas visto o utilizado la plataforma Google Drive. Este es un ejemplo claro de lo que llamamos nube, pues allí puedes crear y trabajar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más. ¡Todo en línea!
¿Qué es un software dental en la nube?
Un software dental en la nube es un sistema diseñado para optimizar la gestión clínica y administrativa de clínicas odontológicas. A diferencia de los programas instalados en un computador, este tipo de software se encuentra en línea, alojado en servidores de la nube, y disponible accediendo desde un navegador web. ¡Al no estar instalado en un solo dispositivo físico, resulta más seguro y confiable!
Contando con un software odontológico en la nube puedes potenciar procesos claves de tu consultorio dental, como los siguientes:
Gestión de pacientes
Con este tipo de programa, es posible atraer más pacientes a tu consultorio dental, así como también brindarles una mejor experiencia clínica dentro y fuera del box. Para ello, los softwares en la nube incorporan herramientas como:
- Agendamiento online para pacientes, con el que pueden programar de forma sencilla sus citas desde cualquier dispositivo y en todo momento, incluso usando un link de agendamiento único por medio de WhatsApp, Instagram, sitio web u otros canales de comunicación de tu clínica dental.
- Manejo de agenda digital para odontólogos, para gestionar los tiempos de cada profesional y conocer la ocupación diaria, semanal o global de la consulta. Permite hacer reprogramaciones de citas de forma individual o masiva, configurar los tiempos específicos de atención de cada odontólogo, entre otras tareas.
- Pago online del servicio odontológico, con el que se facilita el proceso de pago de los pacientes para que puedan abonar por adelantado desde cualquier lugar y dispositivo que elijan. Con ello, se reducen los tiempos de espera, se mejora el control de pagos, el flujo de cajas y, en definitiva, se hace más accesible tu clínica dental.
- Historias clínicas digitalizadas de los pacientes, para un fácil acceso a la información personal, antecedentes y documentos clínicos, y que se pueden actualizar en cada consulta. De esta manera, se disminuyen errores en la gestión de tus pacientes y mejora tu reputación.
- Odontograma y periodontograma en línea, para registrar tratamientos, lesiones y progresos de un paciente, en tiempo real y sin usar papel. Así, se agiliza la consulta, confeccionando los registros en simples pasos y de manera fácil y ordenada.
Gestión administrativa
El software dental en la nube también ayuda a lograr una gestión administrativa más simple y eficiente, optimizando procesos y automatizando tareas con funcionalidades como:
- Inventario dental en línea para un mejor control del stock del consultorio odontológico, registrando ingresos y salida de materiales de manera rápida y sencilla. Así, se evitan gastos no programados que afecten la contabilidad de la clínica.
- Automatiza el cálculo y pago de remuneraciones, para afianzar el vínculo con los profesionales de tu cínica. A través de esta funcionalidad, se puede elegir el momento en el que se hará la remuneración: ya sea en cada acción realizada y pagada por el paciente o solo al final del plan de tratamiento. Con esto, se tiene claridad sobre los honorarios a pagar, creando un ambiente seguro de trabajo.
- Control total de gastos para cuidar la economía del consultorio. Permite identificar los gastos fuera de los costos operativos y crear planillas para saber cuánto dinero se desembolsó, en qué, cuándo y con qué medio de pago. Además, se pueden obtener reportes detallados para hacer más sencillos los cierres contables.
Inteligencia de negocios
Las plataformas en la nube permiten mejorar la rentabilidad de una clínica dental, incorporando las siguientes herramientas:
- Reportes gráficos de gestión, con métricas claves del consultorio odontológico, para conocer su desempeño, virtudes y falencias. A través de reportes con análisis de pacientes, recaudación, ventas, actividad de profesionales y más, podrás aumentar la eficiencia y lograr la mejor versión de tu consulta.
- Automatización del control de morosidad de pacientes, programando tareas de cobranza para los planes de tratamiento que aún no han sido pagados. Observa qué pagos han sido realizados y cuáles registran deuda, además de automatizar una tarea de seguimiento para contactar con el paciente moroso y recordarle que debe abonar un monto determinado.
- Planes de financiamiento para pacientes con los que puedan pagar en cuotas sus tratamientos. De esta forma, se ayuda a reducir el impacto económico en el bolsillo de los pacientes, atrayendo a nuevos y convirtiendo más presupuestos en tratamientos efectivos.
Marketing y automatización
Otro aspecto en el que contribuye un software en la nube es en la gestión de la relación con los pacientes, fidelizándolos a largo plazo para conseguir una mejor rentabilidad de la clínica dental. Esto, con herramientas como:
- Email marketing para seguir en contacto con pacientes, enviando recordatorios, presupuestos, promociones o saludos de cumpleaños; seleccionando en tu base de datos un grupo de pacientes a quienes enviarles el mismo correo, o a uno solo para hacerlo de manera personalizada.
- Envío automático de encuestas de satisfacción para conocer aspectos de mejora en la clínica dental. Se pueden crear encuestas con mensajes personalizados, definir el período de tiempo en el que estarán activas y seleccionar a quienes se les serán enviadas.
- Tareas automáticas de seguimiento de pacientes, para programar citas a lo largo del año que permitan garantizar los tratamientos. Los pacientes tendrán la tranquilidad de saber en qué momento deben acudir al consultorio sin tener que reagendarse.
Como se ve, un sistema de este tipo permite tener toda la información de una clínica dental accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto, junto a las distintas herramientas que ofrece un software odontológico en la nube, hacen que el trabajo sea más fácil y eficiente, ahorrando tiempo y esfuerzo.
¿Cuáles son las diferencias entre un software dental en la nube y uno instalado?
El software odontológico en la nube y el software de escritorio tienen notables diferencias en cuanto al acceso y la flexibilidad de uso, la seguridad y los costos. A continuación, comparamos cada uno de estos aspectos.
Accesibilidad
Un software dental en la nube no requiere de descarga e instalación para ser utilizado, pues toda la información de la clínica odontológica, así como el programa mismo, se encuentran online.
Entonces, ¿qué se necesita para usarlo? Tan solo un navegador web con el que se pueda ingresar al software de gestión dental en la nube y aprovechar todas sus funcionalidades. Esto representa mayor comodidad y eficiencia para los administradores y odontólogos de un consultorio.
En contrapartida, el software de escritorio sí o sí debe ser instalado, y toda la información se aloja en el computador del consultorio, por lo que solo se puede acceder a la plataforma desde ese único dispositivo. Esto es un gran problema, pues ante cualquier dificultad técnica o fallo del dispositivo, la clínica dental queda de manos atadas hasta que se resuelva el contratiempo.
Flexibilidad de uso
El software dental en la nube puede ser ejecutado desde cualquier dispositivo con internet y en cualquier momento, por lo que resulta más flexible para la gestión administrativa de un consultorio odontológico en el día a día.
Al no depender del computador de la consulta, tanto administradores como odontólogos cuentan con la posibilidad de ordenar su agenda, preparar citas con pacientes, conocer sus historias clínicas al detalle y más, desde donde sea. ¡No hay limitaciones geográficas!
En cambio, con un software dental de escritorio no existe la posibilidad de acceso remoto, pues no se puede ingresar al programa ni a la información de los pacientes desde fuera de la ubicación donde está instalado.
Seguridad
La información de pacientes que maneja el consultorio odontológico está mejor protegida en un software en la nube que en uno instalado, pues toda la data en los servidores es resguardada por mecanismos de encriptación y protección con contraseña. Estos métodos aseguran la integridad y confidencialidad de la información.
La seguridad en un programa de escritorio es más vulnerable, pues los datos de los pacientes se encuentran alojados en un único computador, quedando expuestos a virus, fallos técnicos e, incluso, robos del dispositivo. ¡En la nube no se pierde información!
Costos
El software de gestión dental en la nube es menos costoso, funcionando a través de un modelo de suscripción a planes que facilita la previsión de los gastos. Además, se adapta de mejor manera al crecimiento de una clínica, pues permite agregar usuarios, funciones y otras características de acuerdo a las necesidades que surjan.
En cambio, en un sistema de escritorio se requiere de una mayor inversión, tanto en su instalación como en la renovación de licencias pagas para su actualización.
Conclusiones: ¿cuál software dental es mejor para mi consultorio odontológico?
La mejor opción para una clínica dental es contar con un software en la nube, pues en la comparación, salta a la vista que es más ventajoso que un software instalado para lograr una eficiente gestión de la clínica odontológica.
El principal valor que ofrece este tipo de plataforma es la posibilidad de realizar tareas administrativas no solo en el computador del consultorio, sino utilizando cualquier dispositivo con conexión a internet. Desde un café, un restaurante o desde casa, las funcionalidades de un software en la nube pueden acompañarte en cualquier lugar, lo que, sin duda, facilita el trabajo diario.
Si a eso sumamos su nivel de seguridad para proteger y evitar pérdidas de los datos de pacientes, así como su conveniencia económica y capacidad de adaptarse al crecimiento de un consultorio, estamos frente a una solución digital idónea para impulsar el trabajo de los odontólogos.
¿Qué software dental en la nube elegir?
El software dental en la nube es un tipo de servicio virtual que ya no es solo el futuro, sino que el presente de la gestión clínica y administrativa de los consultorios odontológicos. Al momento de elegir uno, es importante tomar en cuenta las herramientas indispensables para satisfacer las necesidades de tu consulta, y por supuesto, las de tus pacientes.
Si te entusiasma la idea de potenciar tu clínica con un programa en la nube, te invitamos a conocer todo lo que ofrece Dentalink, el software dental de Heatlhatom con el que podrás optimizar la administración y el trabajo clínico de tu consultorio odontológico. ¡Descubre el plan que más se adapte a tus necesidades!
